Влиза в сила Приложение 1 към Процедура за акредитация на BAS QR 2 - Указания за обмяна на документи между ИА БСА и ООС съгласно изикванията на BAS QR 2
1. Целта на одобреното Приложение 1 към Процедура за акредитация на BAS QR 2 - Указания за обмяна на документи между ИА БСА и ООС съгласно изикванията на BAS QR 2 е да се определят правилата за кореспонденция и обмяна на информация, включително на документи и записи, между органите за оценка на съотвествието (ООС) и ИА БСА в процеса на извършване и поддържане на акредитация при извънредни ситуации съгласно изискванията на BAS QR 2. Указанията целят и улесняване на достъпа до услугите на ИА БСА и обмяната на информация между ИА БСА и ООС.
2. Кореспонденцията и обмяната на информация, включително на документи и записи, между органите за оценка на съотвествието (ООС) и ИА БСА се извършва предимно по електронен път за всички неизисквани на хартиен носител документи с цел подобряване на ефективността на услугите на агенцията. В изключителни случаи се допуска представянето чрез хартиен носител, за което се взима решение по всеки отделен казус.
3. Общи положения за провеждане на кореспонденция между ИА БСА и ООС по електронна поща.
3.1. Кореспонденцията между ИА БСА и ООС по отделните етапи на процедурата по акредитация BAS QR 2 ще се осъществява по електронна поща с електронен адрес delovodstvo_b@nab-bas.bg.
3.2. Следва да се взима предвид че капацитета на единично съобщение до наличния електронен мейл сървър на ИА БСА позволява максимален размер сумарно до 20 MB. При необходимост да се изпрати информация в по-голям размер, следва да се използват отделни мейл съобщения, озаглавени по подходящ и разбираем начин или да се изпраща информация чрез облачни пространства. За използването на облачни пространства, сигурността на информацията и качеството при получаването ИА БСА не носи отговорност и препоръчва да бъде проверено за пълнота от изпращащото ООС.
3.2. При изпращане на електронно писмо до ИА БСА след като ООС има вече открита процедура за акредитация е необходимо в „Subject“ да се посочва и регистрационният номер на процедурата.
3.3. След изпращане на писмо от ООС по електронна поща, ИА БСА представя информация за входящ номер и дата съгласно деловодната система на ИА БСА.
3.4. За официалната кореспонденция се счита сканиран файл с подпис или подписана с електронен подпис от съответните отговорни лица.
4. Общи положения за представяне на кореспонденция, документи и записи в офиса на ИА БСА.
4.1 Правилата които са посочени в процедура за акредитация BAS QR 2 и дават възможност за представяне на документи от ООС в офиса на ИА БСА остават валидни, като се спазват приетите мерки за сигурност. Въпреки това, се препоръчва да бъде минимизирана кореспонденцията на хартиен носител, попадаща извън обхвата на задължително предоставяните оригинали.
В таблицата която е част от приетите Указания са посочени изискванията на действащата процедура за акредитация BAS QR 2 на ИА БСА, които изискват кореспонденция и обмяна на документи и записи между ИА БСА и ООС и указания за осъществяване на кореспонденцията.
10.04.2020 г.